Es ist ein bundesweit ziemlich einmaliges Projekt: Zehn saarländische Kommunen haben sich im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit zusammengetan, um ein Datenschutzkonzept zu entwickeln, das zum einen Standards setzt und zum anderen weiteren Städten und Gemeinden im Land zur Verfügung gestellt wird.
Es ist ein schwieriger Spagat, den die Kommunen da zu bewältigen haben. Auf der einen Seite wollen die Bürgerinnen und Bürger schnelle und unbürokratische Hilfe und Dienstleistungen, auf der anderen Seite will jeder von uns, dass seine Daten bei seiner Gemeinde, bei seiner Stadt sicher sind.
Um das zu gewährleisten und sicherzustellen, rechtskonform zu handeln, haben sich die Gemeinden Ensdorf, Heusweiler, Illingen, Namborn, Quierschied, Schiffweiler und Wadgassen sowie die Städte Püttlingen, Lebach und Wadern in Sachen Datenschutz zusammengetan. „Wer aktiv Datenschutz praktizieren will, muss sämtliche Maßnahmen und Prozesse nachvollziehbar dokumentieren“, sagt Armin König, Bürgermeister von Illingen, von dem die Initiative ausging, hier einen interkommunalen Ansatz zu suchen.
Im Schnitt setzt jede Kommune um die 30 Fachverfahren innerhalb ihrer Verwaltung ein. Hier gibt es zwischen den einzelnen Kommunen einen sehr hohen Deckungsbereich. Umfangreiche Fachverfahren wie z.B. die Finanzsoftware mpsNF oder die Meldeamtssoftware MESO müssen innerhalb dieses IKZ-Projektes nur ein einziges mal für das Verfahrensverzeichnis beschrieben werden. Diese Beschreibung ist bis auf ganz wenige spezifische Einstellung beim Fachverfahren bei allen Kommunen, bei denen sie eingesetzt wird deckungsgleich. Somit ist das Verfahrensverzeichnis für die Kommunen, die das gleiche Fachverfahren einsetzen fast komplett übertragbar. Die Erstellung des Verfahrensverzeichnis muss für diese Bereiche nicht von allen Kommunen einzeln aufgestellt werden, was Aufwand, Zeit und somit auch Kosten innerhalb der einzelnen Kommunen einspart.
Unterstützt wird dies von der vorgesehenen Software der Fa. kronsoft e.K. für die Erstellung eines datenschutzkonformen Verfahrensverzeichnisses. Die Software ist webbasierend, wird an einer zentralen Stelle installiert und ist damit für jede der beteiligten Kommunen dort erreichbar. Durch die zentrale Installation sind Teile des Verfahrensverzeichnisses innerhalb der Kommunen austauschbar.
Unser Ziel ist es, innerhalb dieser Konstellation die für dieses Projekt beste Zusammenstellung für eine gemeinsame Abwicklung der Themen gefunden zu haben und die beteiligten Kommunen nach den 24 Monaten so weit geschult und abgehandelt zu haben, dass sie selbständig dazu in der Lage sind, ein datenschutzkonformes Verfahrensverzeichnis, wie es von einschlägigen Vorschriften verlangt wird, zu führen und fortzuschreiben. Ferner soll innerhalb der Laufzeit des Projektes jede Kommune über rechtssichere und zeitgemäße Dienstanweisungen, Listen und Berichte verfügen, die ein sicheres und datenschutzkonformes Arbeiten ermöglichen.
Als weiteres Ziel sollten die beauftragten Bediensteten der einzelnen Kommunen auch über die Projektzeit hinaus in einer Arbeitsgruppe weiterarbeiten und sich regelmäßig zu den Themen austauschen.
Das Projekt soll nicht nur theoretische Handlungsmuster vermitteln, sondern ganz konkrete organisatorische und technische Maßnahmen vorgeben wird, um ein Höchstmaß an Datensicherheit zu gewährleisten.
Das fängt bei der Zugangsberechtigung per Schlüssel für bestimmte Räume an, geht über die Berechtigung auf Server zuzugreifen und die Frage, welche Datenquellen miteinander verknüpft werden dürfen, bis hin zu einem theoretischen Teil, der etwa Dienstvereinbarungen oder die Nutzung des Internets am Arbeitsplatz regelt. Unser Ziel ist auch eine Beschreibung von Prozessen, die durch ihre Analyse transparenter und für jeden nachvollziehbar werden.
Die Gesamtkosten des auf zwei Jahre angelegten interkommunalen Projekts belaufen sich auf 11.200 Euro pro Kommune. Das saarländische Innenministerium fördert die Kooperation der zehn Städte und Gemeinden mit jeweils 8.400 Euro, so dass für jede Kommune nur noch ein bescheidener Eigenanteil von 2.800 Euro aufzubringen ist.